Lập, bảo quản và lưu trữ hồ sơ nhà chung cư

0
565

Câu hỏi: Kính chào Luật sư. Chúng tôi là Chủ đầu tư một dự án nhà ở chung cư trên địa bàn thành phố Hà Nội. Vậy trong quá trình thực hiện Dự án trên chúng tôi sẽ phải lập hồ sơ về nhà ở, quản lý và lưu trữ những hồ sư này ra sao theo đúng quy định của pháp luật.

Tôi xin chân thành cảm ơn.

TRẢ LỜI

Luật Hà Việt xin kính chào Quý khách hàng. Trân trọng cảm ơn Quý khách hàng đã tin tưởng và gửi câu hỏi về cho chúng tôi. Liên quan đến thắc mắc nêu trên của Quý khách hàng, chúng tôi xin đưa ra một số ý kiến tư vấn như sau:

  1. Căn cứ pháp lý
  • Luật nhà ở 2014;
  • Nghị định 99/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật nhà ở;
  • Thông tư 02/2016/TT-BXD về quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư
  1. Nội dung tư vấn:
    • Về việc lập hồ sơ nhà chung cư.

Theo quy định tại Điều 76, điều 77 Luật Nhà ở năm 2014 thì việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ về nhà ở là trách nhiệm đối với chủ sở hữu nhà ở hoặc người đang sử dụng nhà ở. Tuy nhiên, đối với nhà chung cư có một số quy định đặc biệt khác như sau:

Theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Thông tư 02/2016/TT-BXD quy định trách nhiệm của chủ đầu tư trong việc lập hồ sơ nhà chung cư, những hồ sơ này bao gồm:

  • Hồ sơ dự án đầu tư xây dựng nhà chung cư đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, bao gồm hồ sơ pháp lý của dự án và hồ sơ hoàn công theo quy định của pháp luật về xây dựng; đối với nhà chung cư không còn hồ sơ pháp lý, hồ sơ hoàn công thì phải lập hồ sơ đo vẽ lại nhà chung cư (sau đây gọi chung là hồ sơ dự án được duyệt);
  • Quy trình bảo trì nhà chung cư do chủ đầu tư tổ chức lập và phê duyệt theo quy định của pháp luật về xây dựng;
  • Quy trình bảo trì các thiết bị thuộc phần sở hữu chung của nhà chung cư do nhà cung cấp thiết bị lập;
  • Bản vẽ mặt bằng khu vực để xe do chủ đầu tư lập trên cơ sở hồ sơ dự án và thiết kế đã được phê duyệt, trong đó phân định rõ khu vực để xe cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư (bao gồm chỗ để xe thuộc sở hữu chung, chỗ để xe ô tô) và khu vực để xe công cộng.

Trên đây là những hồ sơ mà Chủ đầu tư phải lập trong quá trình thực hiện Dự án nhà chung cư.

  • Về việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhà chung cư.

Đối với những hồ sơ được chủ đầu tư lập theo quy định trên sẽ được lưu trữ và quản lý như sau:

  • Chủ đầu tư có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ quy định tại Khoản 2 Điều này; trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư (đối với trường hợp không phải thành lập Ban quản trị) có văn bản yêu cầu bàn giao hồ sơ nhà chung cư thì chủ đầu tư có trách nhiệm bàn giao 02 bộ hồ sơ sao y từ bản chính quy định tại Khoản 2 Điều này cho Ban quản trị nhà chung cư;
  • Sau khi nhận bàn giao hồ sơ nhà chung cư, Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm lưu trữ và quản lý hồ sơ này; trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành theo quy định của Luật Nhà ở thì Ban quản trị nhà chung cư phải cung cấp một bộ hồ sơ đã nhận bàn giao của chủ đầu tư cho đơn vị quản lý vận hành, trừ trường hợp đơn vị quản lý vận hành là chủ đầu tư;
  • Trường hợp quá thời hạn quy định tại Điểm a Khoản này mà chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ nhà chung cư thì Ban quản trị nhà chung cư có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh nơi có nhà chung cư (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp quận) yêu cầu chủ đầu tư phải bàn giao hồ sơ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Ban quản trị nhà chung cư, Ủy ban nhân dân cấp quận phải kiểm tra, nếu chủ đầu tư chưa bàn giao hồ sơ nhà chung cư theo quy định thì phải có văn bản yêu cầu chủ đầu tư bàn giao hồ sơ; trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản của Ủy ban nhân dân cấp quận mà chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ nhà chung cư thì bị xử lý theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý, sử dụng nhà ở và buộc phải bàn giao hồ sơ nhà chung cư theo quy định của Quy chế này.

Trên đây là những quy định về việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhà chung cư.

Hy vọng những ý kiến tư vấn trên đây của chúng tôi sẽ hữu ích với Quý công ty/khách hàng. Mọi ý kiến thắc mắc khác hoặc yêu cầu tư vấn chuyên sâu xin quý công ty/khách hàng vui lòng gửi về địa chỉ:

–         Email: tuvan.luathaviet@gmail.com hoặc

–         Hotline: 0944.52.9339/ 024.6281.0636

Trân trọng!

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here